こんにちは！社内コネクトチーム「WASABI」のhokatomoです。 この記事はCybozu Advent Calendar 2021企画、16日目の記事になります。
アドベントカレンダー16日目は、社内コネクトチーム「WASABI」が担当する社内の開発系イベントを今年どれだけやったか、オンライン時代に何を大事にしてきたかを紹介します。
この記事の目次
サイボウズでは、開発系の社内イベントを企画・運営する「WASABI」というチームがいます
チームの詳細は、以前以下のブログにて紹介をしました。 blog.cybozu.io
主に開発系の社内イベントを企画・運営の他、依頼されて社内で成果発表会の運営もやっています。メンバーは3人、東京と福岡でリモートで仕事をしています。
今回は、2021年に開催した社内の開発系イベントとの紹介とともに、私が社内イベントの企画運営をするときに大切にしていることを紹介します。
今年は32件の開発系社内イベントを開催🥳
- 成果発表会・LT系のイベント…25件
- 退職者の卒業イベント…3件
- ポッドキャスト…1件
- ハッカソン…1件
- ポスター発表…1件
- 部署内外の交流イベント…1件
基本、オンライン開催です。
Zoomはもちろん、バーチャルオフィスサービスのoViceを使ったり、同時接続200人規模のものを開催してみたり💪 2020年の紅白歌合戦でけん玉チャレンジに登場した同僚を招いて社内ポッドキャストをしてみたり！ リモート時代だからこそ、距離を超えて退職の見送りの場を作ってみたり、振り返ると色んなことをやってきました。
特に、今年はオンラインイベントでのアクセシビリティ対応をはじめたりと、今年はオンラインに慣れてきたからこそ出来るチャレンジがありました。
社内イベントの開催で大切にしてきたこと
全部が全部完璧にできてる、というわけじゃないので理想も含まれています😅
自分が参加者だったら、どうやったらスムーズに参加できるか・参加しやすいか徹底的に考える
参加者に遠慮や迷いや不明点を感じさせないように心がけた告知や案内をします。
以下は一例ですが
- スケジュールの詳細の一番はじめに、Zoom接続先を書く
- Zoom接続時にビデオオフである旨を書く（いきなり自分の顔が映ったら嫌なのと、映したくない人もいると思うので）
- 「誰でも歓迎」とスケジュールタイトルに記載して、開発系の部署以外のメンバーの参加ハードルを下げる
- 参加者側から「録画して」って言うのは面倒だと思うので、スケジュールタイトルに「録画あり」と書く（今では録画が当たり前ですが）
- 「入退出自由」であることを明記して、ふらっと参加しやすいようにする
- リアルタイム文字起こしツールを使って字幕対応をし、誰でも参加しやすい環境を作る
- イベントの録画展開時は、主要なセッション部分にチャプターを付けて出し、すぐに見たいところに遷移できるようにする
- イベント開始前は待機画面を出しておく（何も映ってないと不安なので）
などです。
みんながみんな、当たり前にZoomを使えるわけじゃないことを意識する
イベント参加者の中にはZoomを使うのが初めてな人、まだまだ慣れてない人もいます。
そして、自分とは異なる環境でリモートワークをしている人がいることを想像したり、音声が聞き取りにくい人がいるかもしれないし、画面が見えにくい人もいるかもしれない。
他にも、別の部署から参加したいと思ったときに不安もあるだろうし…みたいな形で、可能な限り参加者のことを想像して準備をします。
もちろんそれだけじゃなく聞いてみたり、自分が体験して大変だったり不安な気持ちにならないように、一つ一つ考慮し、不安なく気軽に参加してもらえるよう準備します。
色んな環境・状況の人がいることや、考えられるようになったのはサイボウズのアクセシビリティチームの啓発活動のおかげですね！
もし「自分が発表する側だったら」を想像してみる
発表したいチームはここで迷うかも、ここは不安に思うかも、という部分は「自分が発表者だったら」と想像して準備していきます。
些細なことでも、ほんの小さなひっかかりでも一つ一つ「ここ迷うかも」というところは可能な限り先回りしたり、不安がないか確認してみたり。
発表者は発表に集中できるように、社内イベントで同僚たちに伝えたいことやどのように動いてもらいたいかのメッセージを安心して伝えられるよう、スムーズに発表してもらえるように準備します。
出来ることを全力でやる
このチームは全員兼務で3人しかいません。やりたいことは無限大であってもリソースは有限…！あれもこれも、とやっていったら1つ1つの社内イベントがおざなりになってしまいます。なので、「出来る範囲のことを全力でやる」を意識していました。
チャレンジしないんかーい！って見えるかもしれませんが、そうではなく…！ この人数でやれることを一つ一つ丁寧にやっていくのはもちろんです。 そして、チャレンジしたいときは準備をしっかり、周り（総務、労務、経理）を巻き込んだり相談しつつすすめることを意識していました。
端的に言うと、雑にやらないってことですね（普通の話になってしまった！）
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これからも社内のメンバーの想いを社内向けに届けていけたらいいな〜！と思います。 同じく、社内で開発系イベントやってるよ！って方いたらTwitterなどで雑に連絡ください！ぜひお話したい！
