サイボウズのヘルプにはキャラクターがいるのです - Cybozu Inside Out

こんにちは！開発部テクニカルコミュニケーションチームの近藤です。

突然ですが、みなさん。サイボウズのヘルプにキャラクターが存在しているのをご存知でしょうか？今日はそのキャラクターの紹介と、どうやって生まれたのかをお話ししたいと思います。

Garoonのヘルプルーさん

私は普段、テクニカルコミニケーションチームでオンラインヘルプに掲載するイラストを制作しています。
「Garoon」というグループウェアをメインで担当しています。
garoon.cybozu.co.jp

ヘルプでは、テキストだけではわかりにくいものは、イラストを添えて補足をすることがよくあります。

キャプチャー：Garoonヘルプでイラストをつけてワークフローを説明している — テキストとイラストでGaroonのワークフローについて機能の説明をしています。

機能の概要を言葉だけで伝えるのが難しい場合や、利用の流れを視覚的に伝えたい場合など、とても便利で効果的な方法です。

ヘルプルーさんは、そんなGaroonの機能をユーザーのみなさんにわかりやすく伝えるために誕生したキャラクターなのです。

イラスト：Garoonのプラグイン機能について説明している — 2021年3月に搭載された「プラグイン（クラウド版のみ）」機能をPRするヘルプルーさん。かわいいですね。

ヘルプルーさんが生まれたきっかけ

Garoonには、予定を管理する「スケジュール」というアプリケーションがあります。このスケジュールに2020年11月、「共有予定」という機能が追加されました。（クラウド版のみ）
共有予定は、予定に参加するユーザー以外にも予定の情報を共有できる、とってもとっても便利な機能です。

キャプチャー：共有予定を表示したスケジュールの画面 — 共有目的のための予定は、通常の予定とは別の場所に表示されます。

ただ、便利さ故に少し仕様が複雑で、テキストだけで説明するのがとても困難ということがわかりました。

イラスト：共有予定の複雑な仕様を説明しているヘルプルーさん — 仕様が少し複雑でヘルプルーさんも苦悩していますね。

「共有予定はなんて便利なんだ」「共有予定を使いたい！」とユーザーのみなさんに思ってもらいたい。そのためには、複雑な仕様を正確に、わかりやすく伝える必要があります。
ですが、仕様を言葉だけで説明するのは大変難しく、ライティングも担当していた私は一体どうすればいいんだと途方に暮れました。

しかし、いつまでも一人で悶々と抱えてしまうと、ループにハマってしまいます。早々にチームのメンバーに相談することにしました。すると、すぐに次のアドバイスをくれたのです。

『共有予定を使わなかった場合』と、『共有予定を使った場合』で、どのような違いが出るのか、何が便利になるのか、をイラストで比較してみるのはどうですか？　

ヘルプサイトでイラストを使った比較をすることはよくあります。一目で機能の違いを説明できるいい案です。これだ！相談してよかった！これぞチームワークです！！
こうして、イラストを使った共有予定のヘルプの記事を制作することになりました。

ヘルプルーさん誕生

さて、イラストを使って機能を説明する方向は決まりましたが、ここで従来使っていたユーザーのイラストを使うかどうか悩みました。というのも、Garoonのヘルプで登場するユーザーのイラストは、特定の職業や性別を示す内容になっていたからです。
Garoonのお客様には様々な職種、性別、人種の方がいる。その点にも配慮できると、読み手にさらに優しいイラストになるのではないかと考えたのです。

イラスト：スーツや性別を意識したユーザーでメール設定の流れを説明している — よくある人物を使ったイラストです。このイラストもかわいいですね。

実は、Garoonには「カンガルーン」というイメージキャラクターがいます。 blog.cybozu.io これをヒントに次のルールを設けて、動物をモチーフにしたキャラクターを作ることにしました。

性別を特定しない（おなかに袋があるとどうしても母性をイメージするので無くす）
年齢を設定しない
複数存在するので、同じ画面にたくさんのヘルプルーさんが出ることがある
Garoonの使い方に困っているカンガルーということで、従来のイラストより表情を豊かにする
出現場所はGaroonヘルプのみ
尊敬するのはカンガルーン（私が大好きだからです、笑）

イラスト：ヘルプルーさん
こうして、ヘルプサイト初めてのキャラクター「ヘルプ」の「カンガルー」＝ヘルプルーさんが誕生したのです。

ヘルプルーさん公開

無事ヘルプルーさんが誕生し、きっかけとなった共有予定のイラストも完成しました。

キャプチャ：スケジュール画面とヘルプルーさんのイラストを使って共有画面を説明している — 共有予定を使った時と使わない時の差がわかりやすくなりました。かわいいですね。

初めて社内で公開した時の反響は大きく、「機能がわかりやすい」と言ってもらえた時は「よしっ！」と思わずガッツポーズが出ました。
そして、なんとGaroonは多言語対応をしているので、ヘルプルーさんは英語も話せます。ぜひ、素敵な英語を話すヘルプルーさんもご堪能くださいませ。 https://jp.cybozu.help/g/en/user/application/scheduler/add.html

ヘルプルーさんのもう一つのチャレンジ

職種、性別、人種にとらわれないという、一つのチャレンジとして形になったヘルプルーさんですが、「ヘルプに親しみを持って欲しい」というもう一つ別のチャレンジも担っています。
「ヘルプ」というと堅いイメージがあるかもしれませんが、気軽にヘルプを読んでいただけるよう、そして、みなさんにいつまでも愛される存在になっていって欲しいなと思っています。その想いも込めて、ヘルプルーさんというキャラクターが生まれた背景を今回はお話しました。
みなさん今後とも、Garoonとヘルプルーさんをよろしくお願いいたします！